Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Chấm Công Hikvision Mới Nhất

Máy chấm công Hikvision là một trong những thiết bị hỗ trợ công việc chấm công nhân viên không thể thiếu tại các công ty, văn phòng, ... Vậy chúng có dễ dàng sử dụng không? Mời bạn xem qua hướng dẫn sử dụng máy chấm công hikvision mới nhất nhé!

Ngày nay việc sử dụng máy chấm công là vô cùng phổ biến, chúng thường được thấy tại các công ty xí nghiệp hay tại các văn phòng làm việc. Tuy nhiên vấn đề người dùng hay mắc phải đó chính là không biết sử dụng như thế nào cho đúng.

Ở bài viết này, An Thành Phát sẽ hướng dẫn sử dụng máy chấm công Hikvision mới nhất dành cho bạn sao cho vừa đúng thao tác vừa đạt hiệu quả cao trong việc quản lý giờ giấc ra vào làm việc của các nhân viên tại công ty.

Các chức năng sử dụng máy chấm công Hikvision

Trước khi đi vào sử dụng, ta cần tìm hiểu các mục trong phần mềm quản lý máy chấm công bao gồm những chức năng, nội dung gì.

• Người: tại mục này cho phép bạn thêm, xóa và sửa các người dùng chấm công hoặc thêm dấu vân tay, thẻ hay khuôn mặt

• Điều khiển truy cập: cho phép bạn truy cập điều khiển áp dụng người dùng đến máy chấm công, đặt lịch trình chấm công ra vào, ...

• Giám sát trạng thái: Kiểm tra trạng thái đóng mở cửa, xem người truy cập, ...

• Quản lý chấm công: mọi hoạt động tải dữ liệu, tính toán, và báo cáo chấm công, ... đều được thực hiện tại mục này

Quy Trình sử dụng máy chấm công Hikvision được tóm tắt theo các bước sau:

Thêm máy chấm công vào phần mềm quản lý IVMS 4200

Bạn cần đảm bảo máy chấm công đã được cấp nguồn và cắm sợi dây LAN. Lúc này tại phần mềm IVMS 4200 ta chọn Quản lý thiêt bị -> Chọn thiết bị Online -> chọn máy chấm công -> Bấm kích hoạt

*Có thể kích hoạt nhiều máy chấm công cùng lúc

Tạo mật khẩu truy cập máy chấm công Hikvision -> Đổi địa chỉ IP

Đổi địa chỉ IP và nhập mật khẩu vào -> chọn Có -> Chọn gán máy chấm công

Nhập tên (tùy ý) và nhập mật khẩu vào -> chọn gán -> Trạng thái thiết bị OnCline là được.

Thêm người dùng chấm công

Tạo người dùng chấm công

• Chọn Người -> Đổi thành tên công ty bộ phận mà bạn muốn -> chọn Gán để tạo người dùng

• Chọn Gán -> Xuất hiện bảng nhập thông tin người dùng, tiến hành điền vào

- Điền các dòng tên, Email, số điện thoại

- Thời gian hiệu lực: thời gian hết hạn sử dụng chấm công của người dùng này

- Mục điều khiển truy cập: Cấp quyền cho người dùng như là khách hay người quản trị, người vận hành, …

- Người vận hành thiết bị: quyền chính có thể đăng nhập cài đặt cấu hình máy chấm công Hikvision

*Lưu ý: Chỉ được đặt ID người từ 1 trở lên, không được đặt ID người bằng không. Tên người dùng nên đặt không dấu. Không được để nhiều số 00000 trước ID.

Thêm khuôn mặt

Tại dòng thêm khuôn mặt -> chọn thu thập từ xa để chụp khuôn mặt từ máy chấm công.

Ngoài ra có thể chọn chụp ảnh để mở camera trên máy tính chụp trực tiếp hoặc có thể chụp sẵn các hình chân dung và chọn tải lên từ thiết bị

• Hình ảnh định dạng JPG và dung lượng dưới 200kb, đặt tên ảnh không dấu.

• Lưu ý: Mỗi người chỉ được 1 khuôn mặt. Nếu upload ảnh chụp có sẵn thì chụp ảnh cho chuẩn. 

Thêm thẻ

• Chọn thêm thẻ -> Chọn Cài đặt -> Chọn Từ xa -> Chọn Thiết bị đọc thẻ

• Chọn Có -> Chọn Đọc và để thẻ lên thiết bị -> Chọn Gán để lưu thẻ

*Lưu ý: mỗi người dùng được tối đa 5 thẻ

Thêm vân tay

• Chọn thêm Vân tay -> chọn Từ xa -> chọn thiết bị -> chọn Khởi động để lấy vân tay -> đặt vân tay lên máy chấm công 2 lần

*Lưu ý: Gán tối đa được 10 vân tay.

• Sau khi thêm thông tin xong có thể chọn Gán hoặc Thêm và tiếp tục nếu muốn gán người kế tiếp

Thêm mã PIN (mật khẩu mở cửa)

Mã pin dùng để mở cửa không dùng để chấm công. Cần phải cài xác thực cho phép dùng mã PIN, tham khảo cài xác thực ở mục Giới hạn cách thức truy cập dùng thẻ, vân tay, hoặc khuôn mặt

*Lưu ý mỗi người 1 mã PIN không được trùng.

Thêm, xuất dữ liệu hàng loạt

Nhập dữ liệu người dùng hàng loạt

• Chọn mục Người -> Nhập -> chọn file excel thông tin -> chọn Nhập

• Có thể tải template về để điền thông tin -> Có thể thêm thẻ chung nếu có số thẻ trước -> Tải lên nhập lại

*Lưu ý đặt tên người dùng không dấu, không được lưu file có dấu tiếng viêt.

• Đối với khuôn mặt lưu tên file theo dạng "Person ID_Name" rồi lưu hình vào chung 1 file nén .ZIP -> Tải lên và nhập vào phần mềm

• Có thể tắt Xác thực theo thiết bị nhưng độ chính xác có thể không cao

• Dạng tên tương tự như sau:

*Lưu ý mỗi file chỉ tối đa 200Kb

Thêm thẻ hàng loạt

• Áp dụng cho thêm người dùng hàng hoạt mà chưa có thẻ

• Chọn mục Người -> Phát hành thẻ theo đợt chọn Cài đặt để chọn thiết bị đọc thẻ -> chọn Khởi chạy để bắt đầu đọc -> đặt từng thẻ lên thiết bị để đọc.

Thu thập thông tin người dùng máy chấm công

• Chọn mục Người -> Thu thập thông tin cá nhân -> chọn Thiết bị -> chọn nhập

* Lưu ý: nếu trên phần mềm quản lý chấm công đã có người trùng ID hoặc trùng vân tay thì không thể thu thập được.

Áp dụng người dùng xuống máy chấm công

Tạo nhóm cho phép truy cập

Chọn mục Điều khiển truy cập

Chọn Ủy quyền -> Nhóm truy cập -> Chọn Gán

o Tên: tùy ý.

o Mẫu: đặt lịch cho phép chấm công, mở cửa (Mặc định cả ngày).

o Chọn người: Chọn người muốn cho phép chấm công, mở cửa.

o Chọn điểm truy cập: Chọn thiết bị muốn áp dụng người dùng xuống.

Mục đích của đặt lịch:

• Cho phép những người nào được mở những cửa nào.

• Quản lý tập trung: có thể cho phép người dùng quản trị mở tất cả các cửa, hay xóa quyền truy cập các cửa.

• Cập nhật vân tay, thẻ hay khuôn mặt xuống các thiết bị

Áp dụng lịch xuống thiết bị

• Chọn lịch cần áp dụng -> Chọn Áp dụng thay đổi tới thiết bị

o Áp dụng tất cả: là sẽ xóa dữ liệu cũ của thiết bị và áp lịch mới xuống, hạn chế dùng chế độ này.

o Áp dụng thay đổi: là bổ sung thêm dữ liệu xuống thiết bị, dữ liệu cũ vẫn còn Sau khi áp dụng thì người dùng có thể chấm công và mở cửa được.

Lưu ý: khi ta chỉnh sữa thông tin người dùng như thêm vân tay, thẻ, … thì phần mềm sẽ hỏi có app dụng hay không -> Ta chọn Áp dụng sau và vào mục Nhóm truy cập chọn Áp dụng thay đổi, để hạn chế bị lỗi khi áp dụng xuống thiết bị.

Giới hạn cách thức truy cập dùng thẻ, vân tay, hoặc khuôn mặt

Trong trường hợp thiết bị nhận dạng khuôn mặt được nhưng thẻ, vân tay không nhận dạng được

• Chọn Điều khiển truy cập -> chức năng nâng cao -> Chọn Xác thực -> Chọn đầu đọc thẻ thiết bị -> chọn các chế độ muốn truy cập (có thể chọn Thẻ + khuôn mặt hoặc Vân tay + Khuôn mặt,…)

• Đặt lịch thời gian xuống cả tuần (hoặc thời gian muốn áp dụng).

Chọn Cấu hình để chọn các mục xác thực khác theo ý muốn. Tùy vào máy chấm công sẽ có mục xác thực khác nhau.

Tạo lịch, ca chấm công

Chọn Quản lý chấm công

Cài đặt chung phần mềm và máy chấm công

Cài đặt chung:

• Đặt các ngày không làm việc: Chọn những ngày nghỉ không tính chấm công.

• Tự động tính toán chấm công: Đặt thời gian phần mềm tự động tính toán hàng ngày.

• Chế dộ xác thực: chọn các chế độ xác thực sẽ tính toán chấm công như Vân tay, thẻ, khuôn mặt,… (mặc định là tất cả kểu xác thực trừ nhập mã PIN).

• Chức năng nâng cao: chọn làm tròn các mục thời gian theo ý muốn. Hoặc để mặc định.

Cài đặt tăng ca: cài đặt thời gian các mức tăng ca. Bỏ qua nếu không dùng.

Chọn các thiết bị làm chấm công. Dùng cho các trường hợp có nhiều thiết bị nhưng chỉ có vài thiết bị làm máy chấm công, còn lại để kiểm soát ra vào.

• Mặc định tất cả thiết bị sẽ dùng để lấy dữ liệu tính toán chấm công

• Vào Cài đặt điểm kiểm tra chấm công -> Tắt mục Đặt tất cả các bộ đọc làm điểm kiểm tra -> Chọn những cái muốn dùng làm chấm công -> Lưu lại.

*Lưu ý: Tính năng này mặc định không cần cài (Chỉ dùng cho những khách có yêu cầu).

Ngày nghỉ lễ: Cài đặt chọn ngày nghĩ lễ trong năm. Chọn Gán để thêm ngày, có thể chọn lặp lại hàng năm.

* Lưu ý: Vào ngày nghỉ lễ sẽ không có tính toán chấm công. Nếu không cần cài thì bỏ qua

Ngày nghỉ phép: đặt tên cho các ngày nghỉ phép, loại nghỉ phép để nữa áp dụng ngày nghỉ phép ở mục Điều chỉnh thời gian chấm công, cài đặt Ngày phép

Các thông tin ngày nghĩ sau khi áp dụng sẽ được hiễn thị trong báo cáo.

Tạo các thời gian chấm công

• Chọn mục Thời gian biểu

III.6.2.1 Thêm thời gian

Ở mục này có thể thêm nhiều thời gian làm việc cho những ca khác nhau.

Ví dụ 1 Ca làm việc có 2 khung thời gian trong tuần từ 8h~17h còn cuối tuần từ 8h~12h. Hoặc 1 người làm nhiều ca thời gian khác nhau (sáng hoặc chiều) chấm ca nào nhận ca đó. Hoặc 1 ngày chấm 4 lần sáng chiều. 2 lần buổi sáng, 2 lần buổi chiều.

Tham khảo thêm ở mục Tạo ca làm việc. Chọn mục Gán để thêm thời gian chấm công

Cài đặt cơ bản

• Tên: đặt tùy ý, nhưng không để tiếng việt có dấu để tránh bị lỗi

• Dạng thời gian:

o Chung: đặt lịch thông thường giờ ra vào

o Linh hoạt: có thể chấm bất kì thời gian nào miễn sao đủ thời gian làm việc

o Người tính: Chọn chấm đầu tiên, ra cuối cùng. Hoặc mỗi lần chấm. Các mục dưới nên để tắt.

Đặt thời gian chấm công:

• Đặt thời gian chấm vào làm và giờ kết thúc làm việc.

• Đặt khung thời gian tính toán: nếu ngoài khoảng thời gian này sẽ không tính chấm công.

• Được tính là: Số phút làm việc.

• Cho phép đi muộn, về sớm: vượt quá thời gian này sẽ tính về sớm.

• Thời gian bắt đầu tăng ca: sau thời gian sẽ bắt đầu tính tăng ca.

VD: đi làm hành chính từ 8h sáng -> 17h30 chiều thì đặt lịch như sau:

Giải thích: khi chấm công từ 5h30 ~12h00 thì sẽ tính là chấm công vào, sau 8h5 phút sẽ tính trễ. Còn chấm từ 12h01~23h30 sẽ tính chấm ra, chấm công trước 17h25 sẽ tính về sớm. Chấm công sau 18h sẽ bắt đầu tính tăng ca.

Cài đặt vắng mặt

Giờ vào, đến muộn và Giờ ra, về sớm: thời gian cho phép đi trễ hoặc về sớm. Nếu đi trễ hơn hoặc về sớm hơn thời gian này sẽ báo vắng mặt luôn.

Nếu công ty không cho phép nhân viên đi trễ quá 10 phút thì đặt 10 phút -> Nhân viên đi trễ từ 11 phút trở đi sẽ báo là vắng mặt luôn.

Mặc định không vào đánh là vắng mặt. Hoặc có thể chọn không chấm vào là đi muộn.

Tạo ca làm việc

Tạo cài đặt ca làm việc

• Chọn Gán để thêm ca mới -> Đặt tên ca

• Thời gian ca làm việc:

o Các ngày: ca lặp lại theo ngày -> Muốn áp dụng tất cả các ngày trong năm.

o Các tuần: ca lặp lại theo tuần -> Muốn trong tuần có 1,2 ngày nghỉ.

o Các tháng: ca lặp lại theo tháng -> Muốn áp dụng chấm những ngày trong tháng

• Chọn thời gian làm việc -> chọn ngày vào áp dụng VD: Thứ 2 -> 6 làm hành chính, thứ 7 làm từ 8h 12h

Tạo các ca làm việc khác theo yêu cầu khách hàng. III.6.3.2.1 Ca hành chính 8h~17h30

Tạo thời gian dạng Chung từ 8h~17h30 (tham khảo Tạo các thời gian chấm công).

Đặt thời gian chấm vào ra và giờ chấm công có hiệu lực như hình. Nếu thời gian khác thì đổi thời gian vào ra theo tùy trường hợp là được

Tạo ca làm việc (tham khảo Tạo cài đặt ca làm việc).

Chọn thời gian rồi chọn xuống phần lịch cho các ngày trong tuần.

Sau đó áp dụng ca cho nhân viên (tham khảo Áp dụng ca làm việc cho nhân viên).

Chọn Lịch Bộ phân -> chọn Bộ phận -> Chọn Ca làm việc -> chọn Ngày áp dụng -> Lưu

Các nhân viên sau này thêm vào bộ phận sẽ tự nhận ca làm việc đó, không cần cài đặt lại.

*Lưu ý: Kiểm tra áp dụng lịch bộ để dễ tránh áp dụng nhiều ca cho nhân viên.

Ca linh hoạt, chấm lúc nào cũng được, chỉ lấy thời gian vào ra

Này dùng cho nhu cầu khách tính tổng thời gian làm việc của nhân viên, không quan trọng vào ra mấy giờ, Miễn đủ thời gian yêu cầu. Lúc báo cáo sẽ hiễn thị thời gian vào ra và thời gian làm.

Tạo thời gian chọn dạng Linh Hoạt (tham khảo Tạo các thời gian chấm công). Đặt thời gian làm việc như hình (có thể thay đổi thời gian theo tùy trường hợp).

Tạo ca làm việc (tham khảo Tạo cài đặt ca làm việc).

Sau đó áp dụng ca cho nhân viên (tham khảo Áp dụng ca làm việc cho nhân viên). Chọn Lịch Bộ phân -> chọn Bộ phận -> Chọn Ca làm việc -> chọn Ngày áp dụng -> Lưu Các nhân viên sau này thêm vào bộ phận sẽ tự nhận ca làm việc đó, không cần cài đặt lại.

*Lưu ý: Kiểm tra áp dụng lịch bộ để dễ tránh áp dụng nhiều ca cho nhân viên.

Có 2 Ca làm việc chấm công 2 lần, chấm ca nào nhận ca đó

Này dùng cho trường hợp khách hàng muốn chấm công nhiều ca, nhưng muốn chấm ca nào thì tự nhận ca đó. Ví dụ khách hàng có 2 ca sáng từ: 8h~14h và ca tối từ 14h~22h. (tham khảo Tạo các thời gian chấm công).

Tạo thời gian dạng Chung từ 8h-14h như hình. Ý nghĩa là khi khách chấm từ 4h30~12h30 sẽ nhận là ca sáng. Có thể thay đổi tùy yêu cầu.

Tạo thời gian dạng Chung từ 14h~22h. Ý nghĩa là khi khách chấm từ 13h00~17h30 sẽ nhận là ca tối. Có thể thay đổi tùy yêu cầu.

Tạo ca làm việc (tham khảo Tạo cài đặt ca làm việc).

Chọn 1 ca làm ca chính. Ví dụ ta lấy ca sáng (8h~14h) làm ca chính. Mục đích để hiễn thị ca thôi, nếu chấm thời gian của ca chiều sẽ nhận ca chiều, mình chỉnh trong phần áp dụng lịch xuống nhân viên ở phần tiếp.

Sau đó áp dụng ca cho nhân viên (tham khảo Áp dụng ca làm việc cho nhân viên).

Chọn Lịch Bộ phân -> chọn Bộ phận -> Chọn Ca làm việc -> chọn Ngày áp dụng -> Ta chọn vào mục Lịch nhiều ca làm việc -> chọn thời gian của ca tối (14h~22h) -> Chọn Lưu.

Như vậy mặc định là ca sáng, nếu nhân viên chấm ca tối sẽ nhận ca tối. Nếu có 3 hoặc 4 ca thì tạo thêm thời gian và thêm vào mục này. Tối đa 4 khung thời gian.

Các nhân viên sau này thêm vào bộ phận sẽ tự nhận ca làm việc đó, không cần cài đặt lại.

*Lưu ý: Kiểm tra áp dụng lịch bộ để dễ tránh áp dụng nhiều ca cho nhân viên.

Có 2 ca làm việc chấm công 4 lần

Này áp dụng cho một số nơi làm 2 ca khác nhau trong ngày, mỗi lần ra vào sẽ chấm vào ra riêng. Ví dụ như làm ca sáng 6h~12h ca chiều 14h~18h (có thể thay đổi thời gian theo tùy trường hợp). Lưu ý, khoảng thời gian 2 ca không được trùng nhau.

Tạo thời gian dạng Chung ca sáng 6h~12h (tham khảo Tạo các thời gian chấm công).

Tạo thời gian dạng Chung ca sáng 14h~18h

Tạo ca làm việc (tham khảo Tạo cài đặt ca làm việc).

Khi tạo ca chọn 2 khung thời gian vào 1 ngày để phần mềm nhận biết nhân viên phải chấm vào/ra 4 làn trong 1 ngày. Xem như dưới hình

Sau đó áp dụng ca cho nhân viên (tham khảo Áp dụng ca làm việc cho nhân viên). Chọn Lịch Bộ phân -> chọn Bộ phận -> Chọn Ca làm việc -> chọn Ngày áp dụng -> Lưu Các nhân viên sau này thêm vào bộ phận sẽ tự nhận ca làm việc đó, không cần cài đặt lại.

*Lưu ý: Kiểm tra áp dụng lịch bộ để dễ tránh áp dụng nhiều ca cho nhân viên.

Cài đặt tăng ca

Khi tạo thời gian làm việc ta có thể chọn thời gian để bắt đầu tính tăng ca.

Có thể tính tăng ca đến sớm nếu muốn. Không cần nên tắt đi và đặt thời gian bắt đầu tính tăng ca. Khi làm sau thời gian này thì mới tính tăng ca.

Áp dụng lịch xuống nhân viên va chọn Có hiệu lực làm thêm.

Áp dụng ca làm việc cho nhân viên

Chọn Quản lý lịch thay đổi:

Lịch của bộ phận: lịch cho cả công ty hoặc một bộ phần

Chọn Lịch bộ phân -> Chọn công ty/bộ phận -> chọn Ca làm việc -> chọn Ngày hết hạn ->

Chọn Lưu.

Lưu ý: Ngày hết hạn đặt thời gian bắt đầu tính chấm công và hết hạn tính chấm công. Có thể trước ngày hôm nay tạo ca chấm công.

- Không yêu cầu chấm công khi đến: bỏ qua chấm công đến, không tính đến trễ, vắng mặt.

- Không yêu cầu chấm công khi về: bỏ qua chấm công về, không tính về sớm, vắng mặt.

- Đã lên lịch vào ngày lễ: sẽ hiện thị thời gian chấm vào ra (nếu có vào ngày lễ).

- Có hiệu lực làm thêm: Bật chế độ tính tăng ca (tham khảo Cài đặt tăng ca).

- Lịch thay đổi linh hoạt cuối tuần: sẽ hiện thị thời gian chấm vào ra (nếu có vào cuối tuần).

• Lịch của cá nhân: lịch của từng người riêng (nếu muốn).

• Chọn Lịch của cá nhân -> chọn nhân viên -> chọn Ca làm việc -> chọn Ngày hết hạn

-> Chọn Lưu

Lưu ý: Nếu đồng thời có lịch bộ phận và lịch nhân viên thì sẽ dùng lịch của nhân viên, nên lưu ý khi cài lịch theo yêu cầu.

Xóa bớt lịch làm việc đã áp dụng cho nhân viên:

Chọn   để hiễn thị danh sách các lịch đã áp dụng. Chọn lịch -> chọn xóa

Lấy dữ liệu máy chấm công và xuất báo cáo

Chọn mục Quản lý chấm công

Lấy dữ liệu từ máy chấm công

Mặc định phần mềm sẽ chạy ngầm và nhận dữ liệu từ thiết bị chấm công. Nhưng ta có thể lấy thủ công để lấy dữ liệu từ các thiết bị.

• Chọn mục Quản lý chấm công -> chọn Báo cáo chấm công

Chọn thời gian bắt đầu/Kết thúc -> Chọn Tải sự kiện từ thiết bị -> chọn Thiết bị -> Có

Những giá trị này là thời gian các lần chấm công của nhân viên bao nhiêu lần sẽ hiễn thị hết các thời gian chấm công.

Có thể xuất dữ liệu ra file Excel hoặc PDF bằng cách chọn Xuất ra hoặc chọn báo cáo (Nếu cần).

Đây chỉ là dữ liệu thời gian chấm công của nhân viên từ máy chấm công gửi lên, không có phải tính toán theo ca. Ta cần phải Tính toán chấm công và xuất Báo cáo riêng ở phần dưới.

Lưu ý: tên file lưu không được nhập tiếng việt có dấu

Tính toán chấm công

Chọn mục Tính toán chấm công:

Nhập thời gian bắt đầu/kết thúc -> chọn Tính toán.

Ở mục này khi tính toán sẽ thấy nhân viên đang chấm công ca nào, thời gian chấm vào/ra, đi trễ, vắng,….Sau khi tính toán mới xuất báo cáo theo ca được.

Báo cáo

Chọn Báo cáo

Chọn các dạng báo cáo, chọn người/bộ phận -> chọn Báo cáo

Các dạng báo cáo theo định dạng sẵn.

Chọn mục báo cáo theo ý muốn -> Chọn bộ phận -> chọn thời gian -> chọn Báo cáo Báo cáo hàng tháng: có thể chọn in ra hoặc xuất ra file excel, pdf, hình ảnh.

Báo cáo chấm công linh hoạt:

Lưu ý: chế độ báo cáo linh hoạt chỉ dùng cho chế độ đặt lịch chấm công linh hoạt

Báo cáo hằng ngày:

Có thể tùy chỉnh hiển thị thông tinh báo cáo Chọn mục Hiển thị báo cáo: